TIETOSUOJASELOSTE

 1. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT

Flowplus Oy

Etu-Hankkion katu 20, 33700 Tampere

info@flowplus.fi

 

2. YLEISTÄ

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Flowplus Oy (jäljempänä ”Rekisterinpitäjä”) käsittelee asiakkaidensa ja potentiaalisten asiakkaidensa tai näiden yhteyshenkilöiden sekä työnhakijoiden ja verkkosivuillansa vierailevien kävijöiden henkilötietoja.

 

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

• Asiakassuhteiden hoitaminen ja tilausten hallinnointi
• Markkinointi sekä uusien asiakkaiden hankinta ja kontaktoinnin seuranta
• Asiakastyytyväisyyden mittaaminen
• Rekrytointi
• Kameravalvonta
• Verkkosivujen toiminnan mahdollistaminen ja analysointi sekä mainonnan kohdentaminen

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

• Rekisteröidyn kanssa solmitun sopimuksen täytäntöönpano, kun kyse on kuluttaja-asiakkaiden asiakassuhteiden hoitamisesta ja tilausten hallinnoinnista
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kun kyse on
  • organisaatioasiakkaiden asiakassuhteiden hoitamisesta ja tilausten hallinnoinnista (oikeutettuna etuna liiketoiminnan harjoittaminen)
  • markkinoinnista ja uusien asiakkaiden hankinnasta (oikeutettuna etuna asiakassuhteeseen perustuva asiakasviestintä tai liiketoiminnan edistäminen)
  • verkkosivujen toiminnan kannalta välttämättömien evästeiden käytöstä (oikeutettuna etuna viestin välittäminen viestintäverkossa ja tietoturvan varmistaminen)
  • kameravalvonnasta (oikeutettuna etuna henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen ja omaisuuden suojaaminen sekä näitä vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen ja selvittäminen)
• Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, kun kyse on kirjanpitoaineistoon sisältyvien tietojen käsittelystä (kirjanpitolaki, 1336/1997)
• Rekisteröidyn suostumus, kun kyse on
  • asiakastyytyväisyyden mittaamisesta
  • ei-välttämättömien evästeiden käytöstä
  • rekrytoinnista

 

4. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT

Asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat tai näiden yhteyshenkilöt: Nimi, (työ)puhelinnumero, (työ)sähköpostiosoite, mahdollisesti edustettu organisaatio, ammatti/arvo/titteli, asiakassuhdetta ja tilauksia koskevat tiedot, kuten tilaushistoria ja laskutustiedot, sekä tiedot mahdollisista suoramarkkinointiluvista, uutiskirjetilauksista ja/tai annetuista asiakaspalautteista.

Työnhakijat: Nimi, yhteystiedot, tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja muusta osaamisesta, mahdolliset muut rekrytointiprosessin aikana kerätyt tiedot.

Kameravalvonta: Valvontatallenteet sekä tieto tallennusajankohdasta. Tallentavan kameravalvonnan valvonta-alue on merkitty kyltein.

Evästeet: Evästeiden keräämät tiedot on kuvattu tarkemmin verkkosivuilla olevassa evästebannerissa.

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus. Tiettyjen henkilötietojen antaminen on kuitenkin edellytys Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn tai tämän edustaman organisaation välisen sopimuksen tekemiseksi ja noudattamiseksi tai rekrytointiprosessin etenemiseksi.

 

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään tai tämän edustamalta organisaatiolta esimerkiksi tilausten tekemisen tai työhakemuksen jättämisen yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä myös yleisesti saatavilla olevista julkisista lähteistä, kuten organisaatioiden verkkosivuilta, sekä messuilta yms. muista tapahtumista. Henkilötietoja kerätään myös Rekisterinpitäjän verkkosivuilla käytettävien evästeiden kautta.

 

6. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja sellaisille käyttämilleen ulkopuolisille palveluntarjoajille eli henkilötietojen käsittelijöille, jotka käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun Rekisterinpitäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti. Tällaisia henkilötietojen käsittelijöitä ovat esimerkiksi Rekisterinpitäjän käyttämien ohjelmistojen palveluntarjoajat sekä kirjanpitäjä. Rekisterinpitäjä edellyttää, että nämä henkilötietojen käsittelijät noudattavat tietosuojalainsäädäntöä sekä asianmukaisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Henkilötietojen käsittelijöillä ei ole oikeutta käyttää Rekisterinpitäjän luovuttamia henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.

 

7. HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan Unionin (”EU”) tai Euroopan talousalueen (”ETA”) ulkopuolelle.

Jotkin Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyyn käyttämät henkilötietojen käsittelijät tai näiden käyttämät alikäsittelijät ovat kuitenkin sijoittautuneet EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin Rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojan tasosta varmistamalla, että Euroopan komissio on antanut kohdemaasta tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen (ns. vastaavuuspäätös), tai esimerkiksi edellyttämällä henkilötietojen käsittelijää hyväksymään Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet osaksi Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välistä sopimusta.

 

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käsittelytarkoitusten sekä lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi:

• Asiakassuhteiden hoitaminen ja tilausten hallinnointi: Asiakassuhteen kestäessä.
• Markkinointi: Asiakassuhteen kestäessä, potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta henkilötietoja säilytetään uutiskirjeen tilauksen kestäessä.
• Asiakastyytyväisyyskyselyt: 2 vuotta palautteen jättämisestä tai asiakassuhteen kestäessä.
• Kirjanpitoaineisto: Vähintään kymmenen (10) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota kirjanpitoaineisto koskee.
• Rekrytointi: Kuluva vuosi sekä kaksi seuraavaa vuotta valintapäätöksen tiedottamisesta tai avoimen hakemuksen jättämisestä.
• Kameravalvonta: Enintään kolme (3) kuukautta tiedon keräämisestä, ellei säilytyksen jatkaminen ole tarpeen turvallisuuspoikkeamatilanteen selvittämiseksi.
• Evästeet: Evästeiden keräämiä henkilötietoja säilytetään evästebannerissa ilmoitetun mukaisesti.

 

9. REKISTERÖITYJEN OIKEUDET

Rekisteröity voi käyttää tässä kohdassa kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä Rekisterinpitäjään kohdassa 1 mainittuja yhteystietoja käyttäen.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa pyynnön nojalla toteutetuista toimenpiteistä lähtökohtaisesti. viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Rekisteröidylle ilmoitetaan myös, mikäli Rekisterinpitäjä ei jostain syystä tule toteuttamaan rekisteröidyn pyyntöä.

Oikeuksien käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisterinpitäjä voi rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi joutua pyytämään rekisteröidyltä lisätietoja, jotta se voi tunnistaa rekisteröidyn riittävällä tavalla.

9.1. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjältä tiedon siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjältä tietoa hänestä kerätyistä henkilötiedoista ja päästä niihin käsiksi.

9.2. Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjää oikaisemaan tai täydentämään rekisteröidyn henkilötietoja, mikäli ne ovat epätarkkoja, virheellisiä tai puutteellisia.

9.3. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröity voi pyytää Rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi, mikäli henkilötiedot eivät enää ole tarpeen niihin käsittelytarkoituksiin, joita varten ne on kerätty.

Rekisterinpitäjä ei kaikissa tilanteissa voi poistaa henkilötietoja, mikäli niiden säilyttäminen on Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite tai niiden säilyttämiselle on muu lainmukainen peruste.

9.4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tietosuojalainsäädännössä määritellyissä tilanteissa, kuten silloin, jos rekisteröity on kiistänyt henkilötietojensa paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jona Rekisterinpitäjä varmistaa paikkansapitävyyden.

9.5. Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Tällöin Rekisterinpitäjä ei enää saa käsitellä kyseisiä henkilötietoja, ellei Rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn oikeudet.

9.6. Oikeus annetun suostumuksen peruuttamiseen

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa suostumukseen, rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Mikäli rekisteröity on antanut suostumuksen evästeiden käyttöön, annetun suostumuksen voi peruuttaa verkkosivuilta löytyvästä evästebannerista.

9.7. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröity voi tietyin tietosuojalainsäädännössä määritellyin edellytyksin pyytää Rekisterinpitäjää toimittamaan rekisteröidylle sellaiset tätä koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on Rekisterinpitäjälle toimittanut, ja siirtää nämä toiselle rekisterinpitäjälle.

9.8 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi tehdä kantelun kansalliselle valvontaviranomaiselle, mikäli Rekisterinpitäjä ei rekisteröidyn mielestä käsittele henkilötietoja asianmukaisesti tai toteuta rekisteröidyn oikeuksia riittävällä tavalla. Ilmoituksen Suomen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle voi tehdä osoitteessa www.tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle  

 

10. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, mikäli se on Rekisterinpitäjän toiminnassa tai lainsäädännössä tapahtuvien muutosten vuoksi tarpeellista.

Rekisteröidyille ilmoitetaan merkittävistä henkilötietojen käsittelyä koskevista muutoksista sähköpostitse.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 09.04.2024.